Gratis konference- og kongresrådgivning

I mere end 15 år har VisitAarhus Convention Bureau været bindeled mellem konferencearrangører og byens lokale mødeindustri.

Med et indgående kendskab til byens mange faciliteter og muligheder – og stor erfaring i at byde på konferencer – hjælper vi dig mod et succesfuldt og værdifuldt arrangement. Gratis og uden kommission. Skal du være kongresvært, hjælper vi både med at finde, vinde og planlægge din næste konference i Aarhusregionen. 

I nedenstående finder du en mere detaljeret beskrivelse over den gratis hjælp og rådgivning, du kan få hos VisitAarhus Convention Bureau.

• Vi har mange års erfaring i tiltrækning af konferencer og står til rådighed med rådgivning og sparring med henblik på at vinde konferencen til Aarhusregionen.

• Hjælper med at kortlægge, hvilke muligheder der er i byen (rådgivning om mødefaciliteter, hoteller, sociale arrangementer m.m. samt kontakt til mulige samarbejdspartnere inden for transport, AV-udstyr, catering osv.)

• Engagerer os og undersøger muligheder for det lokale erhvervslivs samt byens engagement i konferencen – lokal forankring.

• Tilbyder at agere projektleder i budprocessen og samler alle trådene. 

• I et tæt samarbejde med vores partnere og den lokale vært skræddersyer vi et budmateriale (bid). I buddet tilkendegives, at man ønsker værtskabet og der redegøres for, hvorfor Aarhusregionen vil være den ideelle værtsdestination for konferencen.

• Tilbyder at agere projektleder i budprocessen, samler alle trådene og sørger for at alle deadlines og krav til buddet overholdes.

• Skræddersyr buddet, så det passer på den enkelte konference og vurderer fra bud til bud, hvilken information, der bør tages med, og hvad der vægtes mhp. at vinde konferencen. (Et bud indeholder typisk: En motivation fra den lokale vært, info om organisationen bag konferencen, velkomst til byen, støttebrev fra relevante vidensmiljøer, by, region m.fl., information om Aarhusregionens’ styrker og kvaliteter som konference by, forslag til konferencefaciliteter, hotelværelser, sociale arrangementer mv., tilgængelighed, budgetoverslag og andet relevant information for den pågældende konference.)

• Hjælper med tilkendegivelse af støtte og indhentning af støttebreve.

• Inddrager lokale interessenter (kommune, region, erhverv og videns institutioner). 

• Henter tilbud på venue, hoteller og sociale arrangementer samt pre-booker værelser mv. så det er nemt at lave de endelige aftaler, når buddet vindes.

• Undersøger og illustrerer tilgængeligheden til konferencestedet i Aarhusregionen.

• Opstiller budgetudkast.

• Står for den grafiske opsætning.

• Tilbyder at planlægge, koordinere og finansiere et site-visit for relevante beslutningstagere.

• Leverer bud digitalt samt trykt, hvis ønskes.

• Leverer materialer til promovering af bud, f.eks. video, PowerPoint-præsentationer, brochurer m.m.

• Stiller gerne op i forbindelse med præsentation af bud for national eller international bestyrelse.

• Tilbyder at planlægge, koordinere, afvikle og finansiere inspektionsbesøg for internationale beslutningstagere/planlæggere.

• Laver præsentationsmaterialer til præsentation af bud.

• Står til rådighed som løbende sparringspartner fra start til slut.

• Sikrer en god overdragelse af forhåndsreserveringer mv.

• Formidler kontakt til professionelle kongresarrangører - en såkaldt PCO - samt kontakt til offentlige myndigheder og organisationer, hvor det er relevant.

• Involverer gæsteservice og/eller frivillige fra VisitAarhus, hvor det er relevant.

• Tilbyder fri adgang til VisitAarhus’ mediedatabase med billeder fra Aarhusregionen, film, presseomtale mv.

• Tilbyder turistmateriale til deltagernes velkomstpakke.